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L'applicativo, allineandosi ai recenti provvedimenti legislativi che hanno dato maggiore importanza agli atti non soggetti all'approvazione di una commissione (determinazioni, decreti e provvedimenti), lascia libertà all'Ente nella creazione dell'atto, nella definizione del suo iter e nella relativa numerazione.
Il software prevede una serie di preferenze di gestione da impostare in base alle esigenze specifiche.
É possibile definire il numero di registri in cui numerare le determinazioni: le amministrazioni con una gestione centralizzata imposteranno un unico registro in cui confluiranno i provvedimenti di tutti i settori, mentre chi segue un'impostazione "periferica" deciderà di avere una numerazione
per ciascun settore di competenza.
A seconda dell'impostazione di gestione prescelta si andranno a creare le necessarie competenze per l'utilizzo della procedura.
Dovrà essere stabilito:
- quali determinazioni potranno fare e quali visualizzare le varie unità proponenti;
- chi avrà l'incarico (autorizzazione) di approvare l'atto assegnando il numero all'interno dell'indice selezionato;
- chi dovrà gestire la parte di generazione e stampa del testo di questi provvedimenti.
Nel caso d'unico registro andranno individuati i responsabili della numerazione di tutte le determinazioni: se cioè dovranno confluire tutte all'ufficio segreteria oppure se ogni utente al momento della firma del dirigente potrà numerare quelle di sua competenza.
Grazie alla possibilità d'analisi e di scelta delle impostazioni di gestione, l'amministrazione è in grado di definire l'iter e l'organizzazione delle determinazioni sia per quanto riguarda quelle esecutive alla numerazione sia per quelle che necessitano d'impegno di spesa e quindi del visto contabile da parte dell'ufficio ragioneria.
La procedura prende avvio dalla creazione della proposta da parte dell'ufficio proponente.
Nella proposta è possibile inserire le medesime informazioni già indicate per le delibere
con l'aggiunta della distinzione fra le proposte di determinazione, che prevedono impegno di spesa, e quelle esecutive alla numerazione.
In base alle scelte operate inizialmente, l'atto seguirà tutti i necessari passaggi d'ufficio per la raccolta degli eventuali pareri e della firma del dirigente responsabile, per poi venire numerato nell'apposito registro.
Il software assegna in automatico le date d'esecutività delle determinazioni, distinguendo tra:
- le determinazioni esecutive alla numerazione che assumeranno come data d'esecutività la data del giorno in cui sono numerate;
- le determinazioni con impegno di spesa che diventeranno esecutive nel momento in cui la ragioneria apporrà il visto contabile.
A fronte dell'esecutività, l'utente può generare il testo della determina sulla base di un modello di tx control personalizzabile, può stampare l'originale e le eventuali copie, nonché gestire i dati di registro (quali ad esempio la pubblicazione e l'eventuale spedizione ad organi di controllo).
La procedura di gestione delle delibere e determine è integrata con il pacchetto della Contabilità Finanziaria.
Un primo livello d'integrazione consiste nel collegare la proposta d'atto agli impegni finanziari e quindi legare l'iter formativo dell'atto a quello dell'impegno o viceversa.
Il livello più elevato consente l'inserimento delle proposte di prenotazione d'impegno di spesa (chiaramente dietro specifica abilitazione) direttamente dalla fase di compilazione delle proposte.
In entrambi i casi d'utilizzo la consultazione degli atti e quella degli impegni visualizzano entrambi gli iter, il testo legato all'atto le situazioni che ne sono conseguite. È inoltre possibile identificare le singole pertinenze dei vari fornitori iscritti nell'atto amministrativo. |
Questo modulo, integrato con il prodotto di videoscrittura TX Text Control, consente la gestione dell'iter delle delibere e delle determinazioni. Il pacchetto può essere utilizzato da tutte le unità abilitate ad impostare nuove proposte di delibere/determinazioni. L'amministratore del sistema definisce per ogni unità (intesa come ufficio, settore o anche singolo individuo responsabile del procedimento) il profilo utente, limitando la visibilità alle sole informazioni di competenza e garantendo la riservatezza dei dati.
